Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der VG Baumholder

Die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.

1. Zugangseröffnung:

Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist.
Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden.

Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung NICHT abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Verbandsgemeindeverwaltung übersenden.

Darüber hinaus nimmt die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder AUSSCHLIEßLICH Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 6 aufgelistet sind.

E-Mails dürfen eine Dateigröße von 25 Megabyte (MB) inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.

Folgende E-Mails werden NICHT entgegengenommen:

• E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden.

• E-Mails, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten und E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen.

In allen zuvor genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder KEINE weitere Mitteilung.

2. Formfreie elektronische Kommunikation:

Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung: vgv-baumholder@poststelle.rlp.de
Hierbei handelt es sich um eine E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz (VPS).

Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse.
Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder dar.

Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten.

Andere E-Mail- Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Verbandsgemeindeverwaltung stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 4 beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

3. Formgebundene elektronische Kommunikation:

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden.

Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen ebenfalls die unter Ziffer 2 genannte E-Mail-Adresse zur Verfügung: vgv-baumholder@poststelle.rlp.de

Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise. Alternativ können Sie nach Registrierung als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz (siehe Ziffer 4) mit einer elektronischen qualifizierten Signatur versehene Dokumente direkt aus der VPS heraus an die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder senden.

4. Optional:
Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz (https://nutzerkonto.service.rlp.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.

Zur Registrierung besuchen Sie https://nutzerkonto.service.rlp.de. Eine Registrierungsanleitungen finden Sie HIER.

Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme.

Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden.

Weitere Hinweise zur Virtuelle Poststelle sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter https://nutzerkonto.service.rl

5. Optional:
Verschlüsselung der Dokumente

Unabhängig von einer Registrierung im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz (siehe Ziffer 4) können Sie Ihre Mitteilung an die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente HIER zur Verfügung gestellt.

6. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten:

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können wir verarbeiten:

• PDF-Format (.pdf)
• Rich Text (.rtf)
• Microsoft Office-Formate (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ab Version Office 2003
• Bilddateiformate mit den Endungen .gif; .jpg; .tif; .bmp
• Komprimierungsformate mit der Endung .zip

E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und die in Westeuropa gängigen Zeichensätze verwenden.

Die von der der Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie HIER. Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen.

7. Ansprechpartner:

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandgemeindeverwaltung Baumholder, so steht Ihnen Herr Heidrich per E-Mail unter d-heidrich@vgv-baumholder.de zur Verfügung.

8. Rechtliche Hinweise:

Die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Baumholder sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Datei gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.